Les entreprises comme les personnes physiques ont leurs documents d’identité. Une société se caractérise par l’extrait KBIS et l’avis de situation, mais ils sont quelque peu différents. En particulier, la manière de les obtenir lors de la création d’une entreprise ne sont pas les mêmes. De ce fait, comment les définir ? Comment les obtenir ? Les réponses dans cet article !
L’avis de situation Insee, définition
L’avis de situation Insee est un document fondamental pour pouvoir exercer dans les règles et faire valoir leur droit lors des formalités administratives. L’avis enregistre l’entrepreneur et l’entreprise dans le régistre SIRENE quel que soit son régime social, de micro entreprise, l’auto entrepreneur, etc.
D’ordinaire, ce document officiel représente l’identité de l’entreprise.
Néanmoins, toutes les sociétés peuvent faire la demande d’un avis de situation. Autrement dit, quels que soient leurs statuts juridiques, leur domaine d’activité, le nombre d’associés, leur capital social, etc. Toutes les sociétés sont concernées sans distinction de leurs formes juridiques ou autres caractéristiques.
C’est l’Insee qui est chargée de la livraison d’un avis de situation.
Que trouve-t-on dans un avis de situation Insee ?
C’est surtout autour de l’activité sociale et économique de l’entreprise que se centre cette pièce.
Plus précisément, le numéro SIREN y figure en premier lieu. De plus, la date de création de l’entreprise et sa date d’inscription au régistre des statistiques SIRÈNE avec ses statuts juridiques.
Par la suite, les informations incluses sont les coordonnées de l’entreprise entre autres son siège social, son adresse physique, l’identité des dirigeants et associées avec des apports en capital, avec un régime social de micro entreprise ou autres.
L’avis de situation, quelle importance ?
Dans la sphère entrepreneuriale en France, une entreprise s’identifie d’une autre grâce au numéro SIREN et l’information est accessible en ligne par le grand public. Le but ? Justifier la crédibilité d’une entreprise.
C’est aussi un signe que l’entreprise demeure en activité.
En outre, sans ce document, faire des formalités administratives de quelque nature que ce soit reste impossible. Par exemple, c’est avec ce document qu’un auto-entrepreneur peut ouvrir un compte pour société en banque, demander d’autres apports en capital, des services étatiques, etc.
Comment obtenir un avis de situation ?
La marche à suivre afin d’obtenir un avis de situation Insee s’effectue sur internet, précisément sur l’adresse web de l’Insee.
Pour pouvoir procéder, votre numéro SIRET est nécessaire.
- Sur la page d’inscription, renseignez les identifiants du répertoire.
- Renseignez votre numéro SIREN
- Entrez le numéro SIRET
- Validez avec le bouton “avis de situation”
Par la suite, un modèle électronique de l’avis de situation vous sera fourni.
L’extrait KBIS
Il constitue la pièce d’identité de l’entreprise et se rapporte sur l’activité de celle-ci. L’extrait KBIS authentifie l’existence des entreprises de manière légale et juridique.
Chaque société doit avoir un extrait KBIS surtout lors du projet de création avec un document relatif au RCS. Cette immatriculation au RCS est obligatoire depuis 2014 pour les entreprises commerciales.
L’extrait KBIS est fondamental pour toutes entreprises notamment lors du projet de création, que ce soit un auto-entrepreneur, une entreprise individuelle, une société anonyme, etc.
Le contenu d’un extrait KBIS doit rester à jour.
Comment avoir un extrait Kbis ?
Voici la marche à suivre si vous souhaitez obtenir un extrait KBIS.
D’abord, une demande auprès du greffier du tribunal commercial agréé s’impose. La procédure peut s’opérer par voie postale ou par internet.
Pour une demande en ligne, après avoir renseigné dans le formulaire de demande tous les renseignements nécessaires. Puis, terminez le processus en cliquant sur “Terminer la commande”.
Qui peut demander un extrait Kbis et un avis de situation INSEE ?
Vous êtes en droit de vous demander qui peut avoir accès aux documents de votre entreprise, notamment si certains permettent de réaliser des démarches importantes, comme l’ouverture d’un compte bancaire.
En ce qui concerne l’avis de situation INSEE, il fait partie des documents reprenant des informations sur l’identité d’une entreprise. Toutefois, les données sont principalement statistiques. Chaque société en activité est donc inscrite au repertoire sirene et n’importe qui peut y avoir accès et peut télécharger un avis INSEE. En effet, ce document ne possède pas de valeur à proprement parler. Cependant, il s’avère avoir une grande utilité pour ceux qui ne sont pas inscrits au RCS, comme c’est le cas des artisans, car ils ne possèdent pas de Kbis.
Pour l’extrait Kbis, la situation est différente. Cette fois, il s’agit d’un document officiel. Les dirigeants de l’entreprise peuvent donc l’obtenir gratuitement pour effectuer des démarches administratives importantes (comme l’ouverture d’un compte bancaire ou l’achat de matériel). Comme nous vous l’avons dit, il suffit d’en faire la demande auprès du greffe du tribunal de commerce ou en ligne. Mais cela ne signifie pas que d’autres personnes n’y ont pas accès. En effet, d’autres entreprises peuvent demander l’extrait Kbis de votre entreprise. Pour cela, ils doivent adresser leur demande au greffe du tribunal de commerce ou sur le site Infogreffe. La démarche est donc tracée et payante.
Quels sont les autres documents importants concernant une société ?
En plus de la situation INSEE et de l’extrait Kbis, d’autres pièces administratives s’avèrent jouer un rôle important tout au long de la vie d’une entreprise. Certains vont servir à justifier de l’existence de la société et faire office de carte d’identité, comme pour l’extrait Kbis. D’autres vont être en relation avec la gestion de la société. Voici quelques documents supplémentaires qui peuvent vous intéresser.
Les documents d’identité de l’entreprise
Pour être complet sur le sujet de l’identité d’une société, vous allez également trouver le statut juridique, les statuts de l’entreprise et le pacte d’associés.
Pour le statut juridique, il y a un choix à faire au moment de la création de l’entreprise. Le ou les dirigeants peuvent donc choisir entre les statuts suivants :
- entreprise individuelle ;
- EIRL ;
- EURL ;
- SARL ;
- SA ;
- SAS ;
- SASU ;
- SNC.
Le pacte d’associés et le statut d’entreprise sont liés. Le pacte d’associés vient en complément du statut de l’entreprise, lorsqu’il y a besoin d’inclure des clauses spécifiques par associé.
Information importante à connaitre : ce document n’est pas déposé auprès du greffe du tribunal de commerce. Cela signifie que seules les personnes concernées en connaissent son existence. Le statut d’entreprise est obligatoirement signé par tous les associés de l’entreprise, s’il n’y a pas un dirigeant unique. Il sert à regrouper toutes les informations de la société et les règles.
La gestion de l’activité comptable
Pour la gestion de la société d’un point de vue comptable, plusieurs documents existent. Ils doivent être obligatoirement tenus à jour. C’est notamment le cas du livre journal et du grand livre, mais aussi du livre d’inventaires. Le bilan comptable annuel est aussi obligatoire pour la plupart des entreprises.
Tous ces documents doivent être conservés durant toute la vie de l’entreprise et jusqu’à dix ans après la cessation d’activité. Si autrefois, tout était tenu manuellement, aujourd’hui, ces registres peuvent être tenus en ligne, via l’utilisation d’un logiciel.
Les documents spécifiques à une activité commerciale
Si vous exercez une activité commerciale, vous êtes également concernés par d’autres documents, dont certains que vous allez établir au quotidien (ou très fréquemment). C’est le cas des devis et des factures, mais également des bons de commandes et de livraison. D’autres documents sont créés et mis à jour de manière ponctuelle, comme les Conditions Générales de Vente (CGV) que l’on retrouve généralement dans le bas d’un site internet.
Comme pour la comptabilité, la création et le stockage de ces documents peut se faire en version dématérialisée. Cela évite d’en perdre et surtout, c’est un véritable gain de place. Vous pouvez également y accéder facilement à n’importe quel moment, simplement en vous connectant à votre logiciel, pour consulter les informations, les dupliquer et les modifier. Ainsi, vous gagnez du temps dans la gestion de votre activité.
Qui peut demander un extrait Kbis et un avis de situation INSEE ?
Vous êtes en droit de vous demander qui peut avoir accès aux documents de votre entreprise, notamment si certains permettent de réaliser des démarches importantes, comme l’ouverture d’un compte bancaire.
En ce qui concerne l’avis de situation INSEE, il fait partie des documents reprenant des informations sur l’identité d’une entreprise. Toutefois, les données sont principalement statistiques. Chaque société en activité est donc inscrite au repertoire sirene et n’importe qui peut y avoir accès et peut télécharger un avis INSEE. En effet, ce document ne possède pas de valeur à proprement parler. Cependant, il s’avère avoir une grande utilité pour ceux qui ne sont pas inscrits au RCS, comme c’est le cas des artisans, car ils ne possèdent pas de Kbis.
Pour l’extrait Kbis, la situation est différente. Cette fois, il s’agit d’un document officiel. Les dirigeants de l’entreprise peuvent donc l’obtenir gratuitement pour effectuer des démarches administratives importantes (comme l’ouverture d’un compte bancaire ou l’achat de matériel). Comme nous vous l’avons dit, il suffit d’en faire la demande auprès du greffe du tribunal de commerce ou en ligne. Mais cela ne signifie pas que d’autres personnes n’y ont pas accès. En effet, d’autres entreprises peuvent demander l’extrait Kbis de votre entreprise. Pour cela, ils doivent adresser leur demande au greffe du tribunal de commerce ou sur le site Infogreffe. La démarche est donc tracée et payante.
Quels sont les autres documents importants concernant une société ?
En plus de la situation INSEE et de l’extrait Kbis, d’autres pièces administratives s’avèrent jouer un rôle important tout au long de la vie d’une entreprise. Certains vont servir à justifier de l’existence de la société et faire office de carte d’identité, comme pour l’extrait Kbis. D’autres vont être en relation avec la gestion de la société. Voici quelques documents supplémentaires qui peuvent vous intéresser.
Les documents d’identité de l’entreprise
Pour être complet sur le sujet de l’identité d’une société, vous allez également trouver le statut juridique, les statuts de l’entreprise et le pacte d’associés.
Pour le statut juridique, il y a un choix à faire au moment de la création de l’entreprise. Le ou les dirigeants peuvent donc choisir entre les statuts suivants :
- entreprise individuelle ;
- EIRL ;
- EURL ;
- SARL ;
- SA ;
- SAS ;
- SASU ;
- SNC.
Le pacte d’associés et le statut d’entreprise sont liés. Le pacte d’associés vient en complément du statut de l’entreprise, lorsqu’il y a besoin d’inclure des clauses spécifiques par associé.
Information importante à connaitre : ce document n’est pas déposé auprès du greffe du tribunal de commerce. Cela signifie que seules les personnes concernées en connaissent son existence. Le statut d’entreprise est obligatoirement signé par tous les associés de l’entreprise, s’il n’y a pas un dirigeant unique. Il sert à regrouper toutes les informations de la société et les règles.
La gestion de l’activité comptable
Pour la gestion de la société d’un point de vue comptable, plusieurs documents existent. Ils doivent être obligatoirement tenus à jour. C’est notamment le cas du livre journal et du grand livre, mais aussi du livre d’inventaires. Le bilan comptable annuel est aussi obligatoire pour la plupart des entreprises.
Tous ces documents doivent être conservés durant toute la vie de l’entreprise et jusqu’à dix ans après la cessation d’activité. Si autrefois, tout était tenu manuellement, aujourd’hui, ces registres peuvent être tenus en ligne, via l’utilisation d’un logiciel.
Les documents spécifiques à une activité commerciale
Si vous exercez une activité commerciale, vous êtes également concernés par d’autres documents, dont certains que vous allez établir au quotidien (ou très fréquemment). C’est le cas des devis et des factures, mais également des bons de commandes et de livraison. D’autres documents sont créés et mis à jour de manière ponctuelle, comme les Conditions Générales de Vente (CGV) que l’on retrouve généralement dans le bas d’un site internet.
Comme pour la comptabilité, la création et le stockage de ces documents peut se faire en version dématérialisée. Cela évite d’en perdre et surtout, c’est un véritable gain de place. Vous pouvez également y accéder facilement à n’importe quel moment, simplement en vous connectant à votre logiciel, pour consulter les informations, les dupliquer et les modifier. Ainsi, vous gagnez du temps dans la gestion de votre activité.